Informatique PME : Zoom sur les 5 commandements du dirigeant

Le dirigeant de PME fait aujourd’hui face à de nouveaux défis en termes d’informatique mais aussi de management. Nouvelles valeurs d’entreprise, organisation du travail en constante mutation, arrivée de nouvelles générations… Dans ce contexte, comment mettre en place un environnement moderne, digital ? Comment utiliser les énergies collectives et individuelles des collaborateurs ? Zoom sur les 5 commandements du dirigeant de PME en matière d’informatique et de management.

Le changement, tu envisageras

Lorsque le dirigeant de PME est confronté à un problème, c’est dans sa nature d’envisager de le résoudre. Les évolutions qui arrivent, tant du point de vue humain que du point de vue informatique, poussent le dirigeant à regarder le changement non pas dans la résolution d’un problème mais dans la préparation d’un avenir. Son regard sur l’informatique PME doit changer. On parle de transformation digitale. Ce terme est à la mode mais est aussi un peu pompeux. Je préfère parler de “Modern Office”. A savoir, comment, moi, dirigeant de PME, vais-je pouvoir moderniser mes usages informatiques, mon informatique PME ? il est temps de faire un bilan sur votre besoin en agilité et vous comparer à d’autres entreprises.

La satisfaction des collaborateurs, tu mesureras

Comment l’informatique dans une PME peut aider le dirigeant dans sa performance et son management ? Remettons-nous dans le contexte d’usage. Dans la majorité des cas, la gestion de la paye, outil principal RH, est externalisée chez un prestataire social ou expert-comptable. Dans ce contexte, l’ensemble des informations collaborateurs sont disponibles et exploitées chez ce prestataire qui, avec un peu de chance, peut transmettre quelques indicateurs classiques : effectif, absentéisme, etc. Mais, à quoi bon ?  N’est-il pas plus pertinent de regarder en temps réel si les collaborateurs se sentent bien et sont à même de mener de nouveaux projets ? Pas facile de prendre la température en temps réel, à la fois d’un point de vue technique : quel outil ? mais aussi d’un point de vue humain : et si les résultats n’étaient pas si bons ? la peur n’évite pas le danger, alors prenez le temps de vous renseigner sur un outil agile et moderne comme officevibe.

La transparence, tu viseras

Parfois, j’entends des dirigeants dire que l’informatique PME ne les intéresse pas… Souvent, ils pensent que cela est une affaire technique et que c’est l’affaire de leur prestataire. C’est un peu ce que certains investisseurs pouvaient dire de Bernard Madoff : “je lui confie mon argent, à lui de se débrouiller pour le faire fructifier à la hauteur de ce qu’il m’a annoncé”. N’est-il pas essentiel de jouer la transparence réciproque, entre les arbitrages risques que le dirigeant est prêt à faire ou non en matière de sécurité informatique ou de protection de données, et les moyens mis en oeuvre par le prestataire ? Un modèle intéressant de gestion informatique externalisée est le modèle des services managés issu du business modèle américain : médecine chinoise, indicateurs…

Les process agiles, tu envisageras

Fini d’envisager de compliquer les choses. Pensez informatique PME Agile. Si vous faites 5 fois la même chose, cela veut dire qu’il existe des moyens d’automatiser les choses. Prenons un exemple : le process d’embauche d’un collaborateur. vous devez recueillir les pièces administratives, les scanner, les classer. Ensuite, il faut préparer son arrivée : bureau, ordinateur, formation, codes d’accès, clefs, etc. Bien souvent, ce n’est pas une personne qui est en charge de faire cela mais bien plusieurs.

58% des nouvelles recrues restent dans l’entreprise si elles ont suivi un processus d’intégration structuré

Quand on pense que les collaborateurs ayant un processus d’intégration structuré sont à 58% susceptibles de rester 3 ans dans l’entreprise, il me semble important de structurer les choses, mais de manière agile. Et si vous déléguiez une partie de cette phase au candidat lui-même ? mais oui, c’est possible. Il faut penser outil. Jetez un coup d’œil sur l’outil Poplee qui structure le process d’onbaording d’une nouvelle recrue en lui demandant de remplir son formulaire en ligne avec l’ensemble de ses documents…

Avec tes collaborateurs, tu construiras

L’expérience informatique dans une PME ne passe pas uniquement via le dirigeant. Il faut considérer l’ensemble des collaborateurs. Le temps du “good enough” est révolu. Fini de parler de : “pour lui, cela suffira bien”. Comment faire en sorte de regarder un collaborateur comme il pourrait être afin de lui donner les moyens de son développement. Pourquoi ne pas impliquer davantage le collaborateur dans le choix de son matériel informatique. Il pourrait avoir de bonnes idées, comme d’avoir 2 écrans pour améliorer sa productivité, avoir un ordinateur portable pour être plus agile en réunion, etc…

Petite lecture complémentaire : si vous voulez vous faire une idée avec quelques chiffres, consultez cet excellent article sur les difficultés informatiques des PME.