Utilisateur informatique : ne pas négliger la liste des actions à mener en amont !

Comme je l’avais évoqué lors de mon dernier article, lorsque l’on accueille un nouvel utilisateur informatique, il faut avoir anticipé son arrivée ! Tout doit être parfait et opérationnel lorsque votre recrue entre dans son bureau. Mais pour cela, il faut de l’organisation ! Grâce à cette checklist, nous vous aidons à penser à tout.

Checklist et assignation : précision et concision de rigueur !

Avant de constituer votre checklist pour intégrer votre nouvel utilisateur informatique, vous devez déterminer la personne qui lancera le plan d’intégration. Cette personne pourra suivre la totalité de l’avancée de l’onboarding. Plus elle pourra s’appuyer sur un processus modélisé pour intégrer un nouvel utilisateur informatique, plus le travail pourra être qualitatif.

Ce chef d’orchestre pourra aussi assigner de nouvelles tâches. Il pourra également faire évoluer la chronologie des actions à mener. Ces 2 points ne sont pas à négliger, car ils sont les garants que tout soit fait en temps et en heure.

Pour plus de facilité, et pour que la liste soit adaptable à n’importe quel type de poste, je vais classer les tâches par catégorie.

1-Anticipation logistique

Cette partie est très importante car elle permet de mettre en place toutes les ressources indispensables pour la nouvelle recrue. Ne négligez aucun détail : du pot à crayon au logiciel métier !

  • Préparation du PC sur le bureau attitré : écrans, souris, clavier, câble de charge et sacoche si c’est un PC portable. Un PC bien installé et de bonne qualité est un critère indispensable aux utilisateurs ! Autant mettre ses chances de son côté dès le début !
  • Création de la session à son nom. Attention, ne pas oublier de lui faire changer son mot de passe à son arrivée (pensez toujours GDPR !)
  • Création des identifiants pour tous les outils/logiciels indispensables à son poste (attention à la gestion des mots de passe)
  • Création de sa boîte mail : Pensez aux alias si la personne remplace quelqu’un !

Par ailleurs, on peut ajouter également quelques points bonus pour développer le bien-être du collaborateur :

  • Installation du bureau : papeterie indispensable mais tous les petits plus seront représentatifs du bon accueil que vous souhaitez faire à votre nouvel utilisateur informatique : mug personnalisée pour son café, tapis de souris personnalisé et tout autres goodies de l’entreprise
  • Configuration du téléphone avec accès à l’annuaire de l’entreprise
  • Accès au réseau social de l’entreprise.

Ces missions peuvent être faites par le responsable informatique interne ou externe, le manager et éventuellement ses collègues qui partagent le bureau.

2-Préparation du dossier RH

Si vous avez un logiciel RH qui vous permet de le faire, n’hésitez pas à demander un maximum d’informations avant le 1er jour de votre nouvel utilisateur informatique. Cela peut vous faire gagner un temps précieux. Car, vous le savez, les documents administratif sont nombreux :

  • Demande des documents administratifs : Carte d’identité, numéro de Sécurité Sociale, toute autre information dont vous avez besoin pour confectionner son dossier
  • Préparation du contrat
  • Déclaration préalable d’embauche
  • Pour le jour J : constitution du dossier avec tous les documents à faire signer : contrat, mutuelle, règlement intérieur, clauses de confidentialité…
  • Ensuite, enregistrement des documents RH après l’arrivée

Toutes ces actions sont à faire par le service des ressources humaines. Le secret d’un bon onboarding, c’est vraiment l’anticipation – d’autant plus que cette partie peut s’avérer un peu fastidieuse. Si vous attendez le dernier moment pour constituer le dossier de votre nouvel utilisateur informatique, vous prenez le risque de ne pas être prêt le jour J !

3-Préparation de l’équipe à l’accueil

Un bon accueil c’est indispensable ! Et pour cela il faut une équipe bien briefée !

  • Le jour du lancement de l’onboarding (au moins un mois avant le 1er jour du contrat) : prévenir l’équipe de l’arrivée du nouveau collaborateur
  • Informer des interactions que chaque collègue aura avec le nouveau
  • Définir l’implication des collègues dans l’accueil et la formation (vous pourrez vous baser sur le tableau d’intégration dont je parle plus bas)
  • Une semaine avant le jour J : envoyer un mail de relance à l’ensemble de l’entreprise (c’est toujours bien de refaire une petite pique de rappel !)
  • Faire que le 1er jour de la nouvelle recrue soit une journée spéciale : accueil chaleureux, présentations, et pourquoi pas viennoiseries et café pour le petit-déjeuner !
  • Le 1er jour : donner les clés d’accès aux locaux

Pour que cette checklist fonctionne, il faut que tous les collaborateurs s’investissent dans le processus d’intégration.

Cela permet, à long terme, une meilleure cohésion d’équipe. Et sans compter sur le sentiment d’appartenance plus fort dès le 1er jour !

4-Planning d’intégration

Il est primordial que la nouvelle personne arrive en ayant un planning déjà bouclé. Cela fait professionnel tout d’abord ! Mais surtout cela évite les creux où votre nouvel utilisateur informatique se retrouve dans un coin, à attendre qu’on s’occupe de lui :

  • Déterminer le périmètre d’action du nouveau collaborateur : prenez le temps de commenter sa fiche de poste avec lui. Déterminer les savoirs clé, les missions importantes, réparties par temps estimé pour chaque (par exemple : prospection 20%, suivi des comptes clients 50%…)
  • Avant le 1er jour de préférence : mail de bienvenue, envoi des documents à lire en avance, liste des justificatifs à apporter
  • Planning des 2 premières semaines : prévoir toutes les missions et les formations que vous allez octroyer à la nouvelle recrue : sous forme de tableau ou de planning, l’important est de bien tout noter : où, quand, avec qui, pour quoi ?
  • Le petit plus : des “Vis ma vie” avec les autres services, afin de bien visualiser l’imbrication de chaque équipe dans l’ensemble que compose votre entreprise !
  • Documents de présentation de l’entreprise : règles de vie, bests practices, sensibilisation au RGPD, historiques… tout document représentatif de votre corps de métier, que vous pourrez présenter le 1er jour

Bien préparer l’intégration en amont vous permet d’être serein et efficace. Dès la 1ère minute de l’arrivée du nouveau collaborateur : pas de “zut, je lui fais faire quoi maintenant ?” ou de “Attendez-moi 2 minutes, je vais vous imprimer tel ou tel document”. De plus, la personne garde en mémoire des collègues organisés, impliqués et investis ! Que du bonus !

5-Suivi du nouveau collaborateur

Une fois votre collaborateur intégré, il faut conserver cette bonne pratique du suivi et de la rigueur. Alors n’hésitez pas à fractionner les prochaines semaines/mois avec des points et des compte-rendus réguliers.

  • Rapports journaliers et hebdomadaires qui permettront de mettre en lumière 3 points : ce que j’ai appris, ce que je n’ai pas compris, commentaires… C’est une façon de mettre en lumière que le nouveau collaborateur doit prendre en charge sa montée en compétences.
  • Point après 2 semaines : pour vérifier que le nouvel utilisateur informatique comprend ce que l’on attend de lui et devient autonome sur certains points
  • Point après 1 mois : Bilan de la période d’essai et de l’autonomie acquise, retour d’expérience de la nouvelle recrue sous forme de rapport d’étonnement… c’est un point charnière qui va déterminer la suite de la collaboration ! Et qui peut aussi vous permettre d’améliorer votre processus d’onboarding !
  • Points après 2 et 3 mois : pour s’assurer que le collaborateur prend ses marques.

Ces missions sont à faire par le manager direct et son N+1. Il est aussi possible de sonder les collègues directs. Leur avis peut être déterminant !