Welcome on Board ! Pour une parfaite intégration du nouveau collaborateur

Il est toujours difficile d’intégrer un collaborateur : penser à tout pour ne pas perdre en crédibilité, prendre du temps pour tout regrouper et pour l’accueillir à son arrivée, se coordonner avec toutes les équipes… C’est un sujet qui a longtemps été épineux pour moi – mais qui a trouvé sa résolution dans l’adoption d’un logiciel de gestion RH révolutionnaire. Je vous en dis plus !

Préparer à l’avance, la clé du succès

Si vous vous êtes déjà penché sur l’intégration d’un nouveau collaborateur, vous savez à quel point c’est chronophage et complexe. Vous aurez besoin d’une quantité impressionnante de documents, d’informations. Mais aussi de matériel pour que votre nouvelle recrue se sente « chez elle » dès son premier jour. Et surtout, cette intégration ne dépend jamais que d’une seule personne : ce n’est pas le responsable RH, par exemple, qui va paramétrer le poste de travail du nouvel arrivant ou qui va lui remettre les clefs de son véhicule.

Par ailleurs, suivre l’avancée des tâches et leur réalisation en temps et en heure est très souvent complexe. Il suffit d’un détail, ou d’un oubli pour dévaluer l’ensemble des efforts déployés pour l’arrivée de votre collaborateur. Bien lister toutes les tâches à effectuer est un impératif. Et surtout leur chronologie, leur assignation, est également essentiel pour que tout soit fait, à la suite et de manière parfaitement fluide. Et si vous pouvez ajouter des petits bonus, comme le paramétrage d’envoi de mails de bienvenu, alors c’est la cerise sur le gâteau !

Un chef d’orchestre….

La suite logicielle Lucca est une solution complète de gestion des collaborateurs, comme leurs fiches de paie, leurs entretiens, leurs formations dans un environnement de management 3.0. Une des briques est consacrée à la gestion de l’onboarding c’est-à-dire au processus d’accueil d’un nouveau collaborateur. Nous reviendrons sur le reste des possibilités car c’est un sujet très dense qui fera sans doute l’objet de futurs articles.

Cette section appelée Poplee est personnalisable pour créer des modèles (templates) de tâches et d’actions à mener, du début à la fin. Vous pouvez planifier, automatiser et assigner à l’envi, en respectant un planning logique qui permettra à chaque intervenant concerné de connaître son rôle dans le processus d’intégration :

• du RH qui demande des informations administratives,
• au Responsable Informatique qui installe le PC et la session
• du Responsable sécurité de planifier sa sensibilisation aux normes et aux bonnes pratiques RGPD
• …

…Une liste de tâches

Voici quelques exemples d’actions que l’on peut organiser :

• Déléguer au collaborateur l’enregistrement de tous ses documents numériques grâce à un formulaire d’on-boarding
• Créer des identifiants pour accéder aux logiciels métier
• Préparer un planning détaillé des premières semaines d’intégration
• Prévoir et préparer le bureau du collaborateur
• Faire la déclaration préalable d’embauche
• Bilan de la 1ère semaine, du 1er mois, etc.

Un chef d’orchestre suit l’avancée de ces tâches. Quand un de ses collaborateurs coche une tâche comme terminée, il est au courant et peut suivre l’avancée de l’intégration. Si une action n’est pas faite, il peut ainsi relancer la personne assignée et ne pas prendre de retard… Et surtout ne pas se retrouver le jour J avec un outil de travail non installé sur le poste !

Personnalisable et interactif, un logiciel indispensable

Quand on sait que 58% des personnes avec une bonne intégration restent au moins 3 ans dans l’entreprise, on se rend compte à quel point il est crucial de ne pas rater cette étape ! La suite logicielle Lucca est très maniable, car personnalisable. Vous paramétrez les tâches, qui sont ré ajustables à l’infini ! Mais surtout, Poplee apporte deux bonus non négligeables ! Tout d’abord, le collaborateur fait une partie des actions requises. Il remonte directement ses documents dans sa fiche créée pour lui et répond au formulaire de données administratives avant même son arrivée. Et enfin, tous les fichiers sont stockés dans son dossier virtuel ! Plus besoin de courir après les documents, ils sont tous regroupés en un seul endroit et consultables en un clic par le service RH ! Et tous les formats de stockage ont été envisagés de manière à rendre le service RH autonome dans sa gestion des données

Une fois toutes ces étapes franchies, vous demanderez un « rapport d’étonnement » à votre recrue. Vous serez surpris du résultat et de sa satisfaction ! Et surpris de l’investissement que votre nouveau collaborateur aura mis dans son apprentissage.