Dites stop au « jour de la marmotte » ! Pensez Microsoft Planner !
Quand vous arrivez le matin et que votre journée ressemble à celle d’hier, vous vous sentez découragé(e)…
Tâches quotidiennes longues et récurrentes, actions sans fin qu’on reporte d’un jour à l’autre… Afin de ne plus subir ses tâches mais de les comprendre et de les gérer correctement, utilisez le bon outil !
Tâches quotidiennes et bilan : tirez vos conclusions
Avant de révolutionner votre méthodologie de travail, il faut commencer par un bilan (honnête !) de votre fonctionnement quotidien. Rien ne doit être laissé de côté !
- Savez-vous le matin ce que vous allez faire ce jour ?
- Avez-vous qualifié vos tâches quotidiennes correctement ? (temps requis, urgence, ressources utiles pour y arriver…)
- Quelles sont les tâches que vous repoussez indéfiniment ?
- Quelles sont les tâches quotidiennes répétitives qui vous demandent du temps et vous ennuient (pour rester polie) ?
- Vous faites-vous beaucoup interrompre au milieu d’une activité importante ?
- Quelle est votre capacité de concentration ?
Une fois que vous aurez établi ce bilan, vous pouvez passer aux choses sérieuses !
Réorganiser ses tâches quotidiennes, un jeu d’enfant avec Microsoft Planner !
Vous avez plusieurs solutions. Je vous les expose ici, mais vous n’êtes pas obligé(e) de toutes les appliquer. Choisissez ce qui convient le mieux.
Première chose qui peut vous aider : l’automatisation. Certaines actions sont répétitives parce qu’elles demandent toujours les mêmes ressources, et vous prennent du temps. Mais vous avez peut-être un outil qui vous permet de sortir un rapport, de trier différemment vos données, de générer des actions automatiques ? Excel c’est un bon début, mais il y tellement d’autres manières de rendre son travail plus efficace, en s’enlevant les tâches de saisie chronophages sans valeur ajoutée. Exploitez à fond vos outils de gestion, vous pourrez être surpris(e) de leur efficacité ! Demandez conseil à votre prestataire informatique, il connaît les combines !
Ensuite, pensez à déléguer certaines actions. Vous ne pouvez pas tout faire. Pensez équipe ! Microsoft Teams propose aussi une gestion de projets et une assignation des tâches par équipe !
Et enfin, catégorisez vos tâches (dans Microsoft Planner vous pouvez mettre des intercalaires de couleur suivant la catégorie). Vous pouvez utiliser la matrice d’Eisenhower, Pomodoro, ou toute autre méthode de travail qui permet de mettre un cadre à votre fonctionnement. L’idée finale reste la même : il ne faut pas mettre trop d’objectifs par jour, sous peine de finir la journée déprimé(e) et d’avoir l’impression de ne pas avancer. Mais il faut aussi être honnête avec ses priorités : faire plein de petites tâches faciles mais non urgentes, c’est gratifiant sur le coup, mais si vous vous générez de l’anxiété de ne pas avoir rendu un rapport à temps, vous n’aurez rien gagné… Une astuce : les tâches compliquées et longues le matin, les tâches plus simples, courtes et/ou créatives l’après-midi !
L’anticipation, c’est bien aussi !
Malgré toute l’automatisation du monde, certaines tâches sont à refaire toutes les semaines/tous les mois. Planifiez-les (en étant honnêtes sur le temps requis) et planifiez-les bien : en plusieurs fois si vous n’arrivez pas à tenir plus d’une heure sur une même action, avec une deadline à ne pas dépasser. Ensuite vous pourrez organiser le reste de vos activités autour.
Si vous arrivez à préparer votre journée la veille, ou le matin, c’est encore mieux ! Pomodoro se base sur cette notion : le matin, vous notez les tâches à faire, le temps estimé, les pauses entre chaque.
Sinon, plus simple mais tout-de-même efficace, vous vous notez, dans votre Teams Microsoft planner, vos 3 tâches que vous devez absolument faire ce jour. Vous verrez, cela vous aide à vous ancrer dans du concret. Quand vous ne savez plus ce que vous devez faire, hop, un coup d’œil à votre liste, et vous redevenez efficace !
En conclusion, pensez à automatiser tout ce que vous pouvez déléguer à un outil informatique. Ne soyez pas trop exigeant avec vous-même et tenez-vous à vos objectifs, qui seront réalistes ! Et vous gagnerez en sérénité, puis en efficacité.
