Vous avez encore omis de valider une commande ou de répondre à un mail urgent… Comment faire pour ne plus rien oublier ? Notez tout dans Teams !
Quand on vous donne une information, qu’on vous demande quelque chose entre deux portes, en plus de tous vos mails qui arrivent sans s’arrêter, vous vous sentez submergé. Votre réflexe ? Paniquer, être dans le déni, oublier, faire comme si vous n’aviez pas entendu ? Noter dans sa tête ? Faire tout de suite ? Toutes ces manies de « défense » que l’on a face à la montagne des choses à faire ne sont bonnes qu’à une chose… Se désorganiser !
Teams planificateur : faites-en votre point de collecte
Il n’y a pas 36 solutions. Pour pallier l’arrivée massive d’informations, de missions, de projets et de tâches quotidiennes, il vous faut un endroit unique pour tout collecter. Car si vous commencez à séparer sur plusieurs papiers/logiciels toutes vos actions à traiter, vous allez soit en oublier au passage, soit perdre un temps fou à passer de l’un à l’autre. Le secret : un seul point de collecte ! Et le secret du secret : utilisez Teams comme point de collecte ! Oubliez vite le post-it (volatile !), le dos de la main (sans commentaire, surtout en ces temps où on se lave les mains 800 fois par jour !), le papier qui traîne, ou pire, le cerveau !
Catégorisation et arc-en-ciel : un code couleur personnalisable !
Mais ce n’est pas tout, de noter vos activités. Parce qu’une fois tout bien répertorié, quel est notre réflexe ? Relire ses tâches et choisir un peu au hasard (ou à l ‘envie) notre prochaine action. Mauvais réflexe ! Pourquoi ?
D’abord, parce que cela oblige à reprendre toutes ses tâches : perte de temps. Cela engendre une angoisse liée à la montagne de choses que l’on a à faire, et que l’on se déroule et remémore à l’infini, sous nos yeux remplis de larmes… Ensuite parce que cela ne donne en rien une indication sur l’ordre à privilégier dans nos actions : faire une tâche facile et mignonne alors qu’on a un dossier (rébarbatif, certes…) de plusieurs heures à pondre avant demain, c’est tout sauf productif… Cibler ses tâches en les catégorisant à l’avance, c’est la meilleure solution ! Et, oh que le hasard fait bien les choses, Teams le permet !
Dans le planificateur de Teams, vous donnez un nom à des colonnes (vos thématiques) et vous classez les tâches en fonction. Ensuite, chaque tâche, bien au chaud dans sa colonne, est qualifiable encore plus précisément. En utilisant les intercalaires colorées sur le côté droit des tâches, vous donnez une précision non négligeable (et choisie par vous, car les intercalaires sont à nommer par vos soins) à votre action à mener. Quelques exemples pour vous aiguiller:
- facile ou complexe
- long ou court (- de 30 min)
- One to One
- suivi
- …
En un mot, vous vous créez une to do list interactive : des tâches colorées et classifiées pour savoir, avant même de les ouvrir, l’implication qu’elles vous demanderont !
Ensuite, à l’intérieur de votre tâche, utilisez les champs proposés : deadline, assignation, niveau d’urgence, en cours ou terminées… Tout est mis en place pour un suivi optimal de vos activités ! C’est vraiment adapté à une organisation fluide et facile à appliquer ! Et cerise sur le gâteau, la liste de contrôle ! Une liste de points à cocher à l’intérieur même de la tâche ! Pour décortiquer votre action en sous-tâches à faire. Vous ne pourrez plus dire que vous avez oublié une partie de l’action à mener !
Des résultats sous plusieurs formes
Vos tâches sont visibles sous plusieurs formes : en tableau (les colonnes de thématique), en graphique (camembert des tâches terminées, en cours, non commencées) ou en planning. Le planning permet de voir le nombre de tâches dont la deadline est chaque jour. Ainsi vous avez une idée, dès le matin, de ce que vous devez absolument accomplir dans votre journée. Le bonus : une fois la tâche cochée, elle reste épinglée dans le calendrier, en vert. Quelle satisfaction ensuite, de regarder ce calendrier rempli de rectangles verts, image de votre avancée et de vos actions finies ! Enfin un moyen facile de se congratuler (on n’est jamais mieux servi que par soi-même !) de ce que l’on accomplit chaque jour. Une vision d’ensemble, c’est toujours instructif !
Et le travail en équipe ?
Ce Teams planificateur peut être utilisé pour vous seul(e), pour la gestion de votre quotidien. Mais il peut aussi, et surtout, être utilisé de manière interactive, sous forme de projet de groupe. Plus moyen d’utiliser la formule consacrée « je n’étais pas au courant », car Teams vous l’avait dit ! Dans votre projet commun, vous regroupez les tâches de tout le monde. Ainsi, vous avez une vision globale de :
- la charge de chaque personne dans le projet
- la chronologie (qui doit intervenir et quand)
- l’avancée du travail de chacun : un réel atout pour un feedback fluide !
Vous pouvez créer autant de projets que vous voulez ! Et assigner la bonne personne à la bonne tâche, afin de pouvoir retrouver individuellement toutes les activités qui vous sont données.
Vous voulez des astuces pour bien paramétrer votre teams planificateur ? Suivez le guide !
