En ces temps de confinement, il a fallu agir rapidement.

Connecter tous ses collaborateurs en VPN ou TSE, déplacer son bureau à la maison, partir, pour certains, avec une tour fixe sous le bras… Niveau agilité informatique, on pourrait trouver mieux… La précipitation n’aide pas à penser à tout.

Mais, une fois l’urgence passée, bien installés dans notre bureau, c’est là qu’on se rend compte de ce qui nous manque, de ce qu’on a oublié, de ce qu’on n’avait pas anticipé.

Agilité informatique et anticipation

Une connexion VPN, c’est facile à mettre en place. D’autant plus quand vous vous adressez à votre prestataire informatique. Mais créer des liens VPN pour une entreprise entière, cela prend forcément plus de temps. Mais quand on n’en a pas… du temps ?

Ce qui risque de manquer…

Cette crise peut nous apporter un regard neuf sur notre organisation. Sommes-nous à la pointe de l’agilité informatique sur nos besoins et notre capacité à s’adapter ? Avons-nous tous les outils indispensables déployables en peu de temps ? Voici un panel des outils et logiciels qui risquent de ne pas être adaptés à un changement de style de travail :

• la téléphonie : Et oui… De chez nous, à part en donnant massivement son n° de téléphone portable, plus personne ne peut nous joindre. Et si c’est pour revenir dans quelques temps et retrouver son répondeur professionnel rempli de messages, ce n’est pas une solution non plus.
• les logiciels métiers importants, les logiciels de compta incompressibles : c’est plus rare que ce soit le service comptable qui télétravaille au quotidien. Parce que ce sont, la plupart du temps, des postes fixes, volumineux (en taille mais surtout en mémoire), dotés de logiciels très imposants dont la connexion à distance est complexe et doit être très sécurisée.
• Le serveur de fichiers : il faut absolument une connexion à distance pour accéder aux serveurs de l’entreprise. Mais niveau agilité informatique, on a vu mieux ! Connexion longue, obligation de créer un canal entre son poste et le serveur… Tout cela pourrait être évité !
• Les réunions : et oui, chez soi ou non, il faut garder le contact avec ses collègues. Alors on utilise le système D, les systèmes personnels et les messageries instantanées. Mais ce n’est pas idéal ! Et si on doit se connecter à plusieurs ?

Et les solutions !

Presque tous les points remontés ont une solution en agilité informatique :

• La téléphonie : choisissez une solution innovante qui propose la téléphonie par internet, comme 3CX par exemple. Vous ferez d’une pierre deux coups, vous anticiperez sur l’arrêt futur de la téléphonie cuivre et surtout vous vous doterez d’une solution perfectionnée, qui transfert les appels de la ligne directe vers le mobile, sans divulguer le 06… Ou qui récupère vos contacts dans vos logiciels (CRM, boîte mail…)
• Les logiciels métier : là, la seule solution « miracle » pour un bon télétravail est l’anticipation ! Faire des tests avant, voir son prestataire informatique pour qu’il vous explique…
• Le serveur de fichiers : vous pouvez utiliser une solution cloud, pour plus de mobilité. Plus besoin de connexion à distance, vous passez par le net pour atteindre les fichiers dont vous avez besoin. Dropbox, par exemple, propose une solution fluide et facile, qui combine serveur de fichier classique et accès à des outils collaboratifs ! Et une sécurité maximale !
• Les réunions : avec un système de visioconférence à la pointe, comme Lifesize par exemple, vous pouvez faire des réunions à plusieurs, avec un son et une image nettes comme jamais vous n’en avez vus ! Vous programmez la réunion à l’avance, et les personnes conviées n’ont qu’à cliquer sur la réunion pour y être admis automatiquement ! Vous pouvez aussi utiliser Teams, qui a le double avantage de faire chat et visioconférence. Un outil du quotidien qui pourrait bien vous dépanner à distance !

Tout est possible, pour vous simplifier le travail à distance ! Le secret : anticipation et agilité informatique, pour ne rien perdre en productivité ! De la contrainte naît l’innovation !