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Déménagement informatique, ne laissez rien au hasard !

Tout le monde a déjà déménagé au moins une fois… Vous savez donc à quel point il est difficile de penser à tout. Changement d’adresse, électricité et eau, travaux éventuels… vous pouvez vite vous surcharger d’informations et de points à régler. Alors imaginez déménager toute votre infrastructure : serveurs, postes utilisateurs, lignes téléphoniques… Un vrai casse-tête si vous n’êtes pas accompagné !

Une bonne préparation, ça ne s’improvise pas

Il y a une multitude de choses auxquelles penser lorsque vous choisissez vos nouveaux locaux.

  • Quelle est la ligne internet ?
  • Y-a-t-il un espace dédié pour mon/mes serveurs ? oui, je sais, avec le cloud, on pourrait penser que c’est fini ?! non, vous avez toujours besoin d’un serveur d’impression a minima.
  • Y-a-t-il assez de prises réseau pour tous mes collaborateurs ? Lorsque vous aurez répondu à ces questions, vous aurez déjà un premier aperçu des intervenants à impliquer pour valider la conformité de votre nouvel espace : un artisan peut vous isoler une salle serveur, avec climatisation et serrure sécurisée, votre prestataire internet peut apporter la fibre, votre électricien peut ajouter des prises…
  • Où faut il installer mes nouvelles bornes wifi ?
  • Et mes caméras de surveillance pour les accès ?
  • Et surtout ne pas oublier de positionner mon écran d’accueil ou mes écrans de supervision

Anticipation et coordination

Il est donc primordial de bien anticiper, plusieurs mois avant, sous peine de se retrouver dans les nouveaux locaux sans pouvoir travailler. Car il serait vraiment rageant qu’une personne se retrouve sans internet, juste parce qu’il manque une prise réseau ou par manque d’anticipation ! Surtout que ce genre de prérequis peut paraître assez simple à anticiper, pour peu que vous soyez bien guidés mais aussi aidés dans la coordination de tous ces pré-requis. Alors n’hésitez pas à demander de l’aide à votre prestataire informatique, il saura prendre le relais en vous accompagnant dans les démarches et réunion – surtout s’il gère des entreprise en croissance, il a l’habitude ! De plus, il vous donnera de la visibilité avec un schéma réseau cible intégrant : switchs, onduleurs, armoires rack, etc.

N’oubliez pas non plus de sélectionner un prestataire qui pourra assurer le déplacement physique de votre matériel informatique. C’est une “cargaison” qui a beaucoup de valeur, il faut éviter la dégradation, même minime, qui bloquerait la reprise d’activité. Et n’oubliez pas l’assurance !

Digitalisation, modernité, mobilité

Un dernier conseil, si vous pensez déménagement, pensez digitalisation et modernité. C’est pourquoi, ne négligez pas de réfléchir à l’aménagement des espaces communs dans votre analyse : salles de réunion, cafétéria, salles détente… visioconférence, nouvel espace de travail collaboratif, mobilité interne… Il faut y trouver ce dont vous aurez besoin : Wifi, portables, tablettes, prises électriques (en quantité suffisante pour charger plusieurs portables en même temps), wifi, videoprojecteur, écrans..

Et enfin, vous pouvez profiter de votre déménagement pour faire évoluer votre infrastructure. Si vous avez le projet de changer de serveur, pourquoi ne pas le faire en même temps ? Vous gagnez du temps (et de l’argent) à ne pas déplacer un matériel voué à être changé rapidement !

Pendant le déménagement, gros bras et brassage réseau de rigueur !

Le secret d’un bon déménagement informatique, c’est la coordination. Il faut s’assurer que tous les prestataires impliqués aient fait leur part du travail le jour J, où il est question de déplacer physiquement le serveur, les postes, les téléphones et tout le reste… Car tout remettre d’aplomb dans les nouveaux locaux n’est pas une mince affaire. Brasser le réseau est affaire de professionnel, pour être sûr que chaque utilisateur ait le bon accès au bon endroit. Et pour tout bug dû au changement, vous avez votre spécialiste sous la main !

Le Jour J donc, il faut éteindre proprement le réseau, après s’être assuré que le dispositif de sauvegarde ait bien fonctionné. Ensuite, le matériel peut être déplacé, pour qu’il soit remis en fonction au plus vite, afin de limiter au maximum l’arrêt de production. D’où l’intérêt de s’entourer de professionnels, afin d’éviter tout retard ou problème. Il peut être opportun de se faire accompagner lors du ou des premiers jours d’exploitation des nouveaux locaux afin de pallier les éventuels effets de bord (et d’assurer à vos collaborateurs une installation optimale et conforme aux promesses liées au déménagement)

Après le déménagement, souffler et prendre ses marques

Vous réaliserez vite ce qu’il vous manque dans vos nouveaux locaux. Il est toujours difficile de tout anticiper… mais si vous ne remarquez pas de problème informatique alors vous pourrez considérer que votre déménagement est réussi ! Pour le reste, ce sont des détails que vous pourrez modifier tranquillement au fil du temps.

Un seul conseil en résumé : intégrer rapidement votre partenaire informatique dans vos réflexions préalables